業務改善での気づき /小川ひなた入社３年目
今期もすでに４ケ月目。
入社以来、ずっと問題意識を持っていた「顧客管理システム」の業務改善に挑戦するはずが・・・
私、小川ひなた。入社３年目。
暑い夏がやってきた。
ウチの部署もリモートワーク体制がすっかり定着してきた。
そのお蔭で、暑い最中に出社することがぐんと減ってとても助かっている。
その反面、コミュニケーションが減ったな。
顔を合わせたときに、同僚や後輩と「顧客管理システム」の不具合について話したいなと思っていても、なかなか実現しない。リモートだとちょっと突っ込みにくい。。
そういったことから、課長や関連部署の既存の「顧客管理システム」に対する関心度合いも今ひとつ掴めない。
この間、思い切って課長に提案してみた。
登場人物
小川 ひなた (若手社員)
佐藤 課長 (上司)
場所 オフィスの会議室
(小川ひなたはパソコンと資料を持って会議室に入る。佐藤課長は既に座っている。)
小川: (緊張しながら) お忙しいところ、ありがとうございます。今日は「顧客管理システム」に関する業務改善の提案についてお話ししたいと思います。
佐藤: (にこにこしながら) はい、どうぞ。どんな提案ですか？
小川: (資料を広げて) こちらをご覧ください。現在のシステムでは、顧客データの入力に時間がかかっているのと、関連する部門の統一ルールがないため、連携がうまくできておらず、こちらの業務に支障がでるときがあります。そこで、新しい自動化ツールを導入することで効率を上げることができると思います。
佐藤: (少し眉をひそめて) なるほど。しかし、今のやり方でも大きな問題はなく回っていますし、新しいツールの導入にはコストがかかるし、既存のシステムとの整合性なども懸念しますね。
小川: (食い下がって) 確かに初期コストはありますが、長期的には大幅な時間短縮とエラーの減少が期待できます。ここにコスト削減の試算もあります。また、整合性については、パンフレットに記載されている通り･･･（説明を続ける）
佐藤: (残念そうに) 理論的にはわかるんですが、そもそもですが、新しいツールを導入すると、統一ルールは不要になるのですか？その点が解消されないと、たとえ導入したとしても、同じ不具合の繰り返しでは？
がっかりだな。せっかく提案したのに。
最後に、「私が指摘した点を深掘りして振り返ってみたら」って言われたな。
そうか。確かにそうだな。そもそも「統一ルール」がない。守られない。ということは原因があるはず。連携がうまくできないのも自部門からの見方でしか見ていなかったのかも。
パンフレットの説明を頼りに、「システム」の不具合に対して何かツールさえ足せばうまくいくと思っていた。実際にやってみるとミスマッチが起きる事例は世の中にはたくさんあるから、検証のプロセスも必要。
もし、このまま導入すると、自部門はよくても、他部門に影響が出るかもしれない。すると、逆にシステムの目的から乖離してしまう。
それを使う「人や組織」が変わらなければ、うまくいかない。そういうことか・・・
周囲とのコミュニケーションをもっととって一から考えなおしてみよう。
佐藤 課長 (上司)の心の中
小川さんの提案を受けて･･･
新しいこと、 それに対して 「ちょっとやってみようかな」 の気持ちを私自身も持ち続ける。 そうしないと時代についていけない。
私や私以外も、若手社員と融合して 業務改善に取り組める人がいる一方、 状況に全然ついていけなくて ふてくされる人もいる。
彼ら、彼女らの可能性の芽をつぶしてはいけない。適切に支援したいな。少し時間をおいて、声をかけてみよう。却下の原因を自分で振り返ってほしいな。
（参考）業務改善に対する抵抗感を乗り越えるために･･･
コミュニケーション:
改善案の目的や利点を明確に説明し、全員が理解し納得するように努める。
オープンな対話を促進し、意見や懸念を積極的に受け入れる姿勢を示す。
段階的な導入:
大きな変化を一度に行うのではなく、段階的に進めることで抵抗感を軽減する。
小さな成功体験を積み重ねることで、変化に対する信頼を築く。
教育とトレーニング:
新しいプロセスやツールについての教育やトレーニングを提供し、社員が自信を持って新しい方法を採用できるよう支援する。
参加と協力:
改善プロジェクトに関与するすべての人々を巻き込み、彼らの意見やアイデアを反映させることで、所有感を醸成する。
サポートとリソースの提供:
必要なリソースやサポートを提供し、社員が新しい方法を実行する際の障害を取り除く。
成功事例の共有:
他のチームや部門で成功した事例を共有し、実際の成果を示すことで、変化への信頼を高める。
抵抗感をうまく管理し、乗り越えることができれば、業務改善のプロセスはスムーズに進み、組織全体の効率と効果が向上する。
（参考）経理のあんちゃんの業務改革。
（参考）行き詰ったときには、お客様の立場で考えてみる。
小川ひなたのこんな気分あるよね！
フラミンゴが多くつぶやく X（旧 Twitter） お役立ち道ねっと
「らしく」生きたい。 それで役に立てる人になれたら・・・と思っています。 「私らしく」周りを幸せにするライフスタイルについてつぶやきます。 ご一緒してくれる方歓迎。 時にはマスコットのパンダとイルカとフラミンゴのことも。
若手社員 小川ひなた 入社２年目シリーズもぜひご覧ください♪
